Il regime contabile/fiscale di un'impresa può essere definito come l'insieme di documenti da tenere e formalità da osservare per essere in regola con il fisco e per il calcolo esatto del risultato d'esercizio, anche ai fini della compilazione del Bilancio e della dichiarazione dei redditi.
Si tenga presente preliminarmente che è necessario, per legge, applicare all'impresa almeno uno di questi regimi. L'ottimizzazione nella decisione di optare per un regime contabile, che tenga conto delle caratteristiche dell'impresa, così come la successiva familiarità con le funzionalità del regime prescelto, permettono all'imprenditore di conoscere tutti gli aspetti della sua azienda, i suoi punti di forza ed i suoi punti deboli, nonché di verificare, in ogni momento, l'andamento dei risultati di gestione.
Precisiamo che quanto diremo con riferimento alle imprese vale, in linea di massima, anche per i lavoratori autonomi (professionisti), tenendo conto delle seguenti precisazioni: il loro regime contabile naturale (a prescindere dal volume d'affari conseguito) è quello "semplificato", ma hanno facoltà di optare per quello "ordinario".
In particolare, analizzeremo i seguenti regimi contabili e fiscali:
1. Ordinario
2. Semplificato (per imprese minori)
3. Dei contribuenti minimi
4. Sostitutivo per nuove iniziative (c.d. "forfettino")

1. Regime contabile ordinario
E' obbligatorio per le società di capitali (S.r.l., S.p.A., S.a.p.a., Soc. coop.ve) e anche per le altre imprese (comprese quelle individuali) quando i ricavi dell'anno precedente o quelli previsti per le imprese di nuova costituzione superano euro 309.874,14 in caso l'attività consista in prestazioni di servizi, euro 516.456,90 in caso di altre attività. Tale regime è invece facoltativo per tutte le imprese che non rientrano nei casi precedenti.
Se si vuole adottare questo regime è necessario tenere un "comportamento concludente", cioè applicare materialmente il regime e comunicare la scelta eseguita, contrassegnando la relativa casella, nella successiva dichiarazione IVA inerente l'anno per il quale si è utilizzato il regime ordinario. I libri e registri conseguenti al regime ordinario sono i seguenti:
giornale
inventari
mastro
soci (solo per le soc. di capitali)
assemblee
consiglio d'amministrazione
sindaci (se esistono)
obbligazioni (se emesse)
registri fatture emesse o corrispettivi
registro fatture acquisti
Il bilancio d'esercizio è obbligatorio, per le sole società di capitali.
I vantaggi di questo regime sono:
Miglior dettaglio informativo possibile sull'andamento aziendale, possibilità di redigere i Bilanci d'esercizio e infrannuali con tutte le relative informazioni economiche, finanziarie e patrimoniali, maggiore elasticità con riguardo all'accertamento presuntivo del reddito (sulla base di parametri e studi di settore).
Gli svantaggi sono:
Necessità di conoscenze contabili, numerosi adempimenti formali, maggior costo per la tenuta della contabilità.

2. Regime contabile semplificato
E' il regime naturale (non c'è bisogno di opzione) per le imprese individuali e le società di persone quando i ricavi riferiti all'anno precedente o quelli previsti per le nuove imprese non superano euro 309.874,14 in caso l'attività consista in prestazioni di servizi, euro 516.456,90 in caso di altre attività. Quindi, il regime semplificato è applicabile a ditte individuali, lavoratori autonomi (è il loro regime naturale a prescindere dai compensi), S.n.c., e S.a.s..
Con il regime semplificato è possibile tenere solo i registri ai fini IVA (oltre ovviamente quelli dei dipendenti, se esistenti) integrati con le informazioni estranee all'IVA, ma necessarie per il calcolo del risultato fiscale d'esercizio.
I vantaggi di questo regime sono:
Semplificazioni nella registrazione delle operazioni, minor costo per la tenuta della contabilità, non richiede particolari conoscenze contabili.
Gli svantaggi sono:
Scarsi elementi informativi per il controllo di gestione, difficoltà nella predisposizione di bilanci periodici, assoggettamento all'accertamento presuntivo del reddito (sulla base di parametri e studi di settore).

3. Regime contabile "dei contribuenti minimi"
E' il regime naturale per le persone fisiche quando sussistono i seguenti requisiti, riferiti all'anno precedente oppure, mediante previsione, a quello in corso (quindi per le nuove imprese):
1. volume d'affari non superiore a € 30.000,00,
2. non effettuazione di esportazioni,
3. assenza di dipendenti o collaboratori,
4. acquisti di beni strumentali non superiori a € 15.000,00 negli ultimi 3 anni.
Essendo un regime naturale salvo opzione per altro regime, esso è obbligatorio per i contribuenti aventi i suddetti requisiti. E' comunque possibile optare per l'applicazione ordinaria delle imposte, comunicando tale decisione in occasione della prima dichiarazione annuale; l'opzione per un regime diverso dal quello dei "minimi" è vincolante per almeno 3 anni, trascorsi i quali essa rimane comunque valida, fino a quando si continua ad applicare concretamente il relativo regime contabile.
Il regime dei Minimi è quindi applicabile a ditte individuali (imprenditori persone fisiche) e a lavoratori autonomi (professionisti), sono escluse le persone fisiche soggette a regimi IVA speciali (p.es. agricoltori, editori, ecc.), quelle non residenti ed i soggetti che effettuano cessioni di fabbricati, di terreni edificabili e di mezzi di trasporto nuovi. Sono esclusi anche gli imprenditori o professionisti che hanno partecipazioni in società di persone, associazioni o S.r.l.
Nel regime dei minimi gli adempimenti si riducono ai seguenti:
* numerazione e conservazione di fatture d'acquisto e bollette doganali,
* emissione di fatture e scontrini (privi dell'IVA).
La grande semplificazione contabile di questo regime riguarda non solo la registrazione dei documenti d'acquisto e di vendita, che può essere omessa, ma anche la possibilità di non tenere più gli stessi registri.
Il vantaggio di questo regime è la semplificazione negli adempimenti, infatti c'è l'esonero dagli obblighi di:
* liquidazione e versamento dell'IVA periodica ed annuale;
* registrazione delle fatture emesse e dei corrispettivi e degli acquisti;
* dichiarazione e comunicazione annuale (ai fini IVA);
* tenuta e conservazione dei registri.
Altro grande vantaggio è il risparmio nel pagamento delle imposte, infatti si ha diritto:
* all'esclusione dall'IRAP;
* all'esclusione dalla applicazione degli studi di settore;
* alla tassazione con un'imposta sostitutiva di IRPEF e addizionali, pari al 20% del reddito.
Gli svantaggi sono:
* indetraibilità dell'IVA sugli acquisti, che diventa però un costo deducibile;
* inesistenza di fatto di elementi informativi (ad eccezione della documentazione conservata) per il controllo di gestione e la predisposizione di bilanci periodici,
* perdita delle normali deduzioni (tranne i contributi previdenziali obbligatori versati) e detrazioni IRPEF, cui si continua ad avere diritto solo nel caso di presenza di altri redditi, diversi da quello d'impresa o professionale.
Il reddito d'esercizio è calcolato come differenza tra Ricavi e Costi annuali. I ricavi ed i costi sono identificati con criterio di cassa e non per competenza, cioè sono rilevati in base alle rispettive entrate e uscite monetarie.

4. Regime sostitutivo per nuove iniziative (c.d. "forfettino")
La sua applicazione necessita di un'opzione da effettuarsi in sede di presentazione della dichiarazione d'inizio attività. E' possibile utilizzare questo regime per un massimo di tre anni, ma anche prima di tale termine il contribuente può comunicare la rinunzia al regime agevolato. E' utilizzabile dalle imprese individuali (comprese quelle familiari) quando sussistono i seguenti requisiti:
1. Il contribuente non deve aver esercitato negli ultimi tre anni (cioè prima dell'inizio della nuova iniziativa) attività d'impresa o professionale, neanche in forma associata;
2. La nuova attività non deve essere la prosecuzione di un'attività precedente, anche se svolta in qualità di lavoratore dipendente o autonomo;
3. I ricavi annuali non devono essere superiori a € 30.987,41 (per le prestazione di servizi) o a € 61.974,83 (per le altre attività).
Quindi, il regime sostitutivo per le nuove iniziative è applicabile a:
ditte individuali (persone fisiche)
lavoratori autonomi (professionisti)
Con il forfettino c'è il completo esonero dagli adempimenti contabili: non si devono registrare i fatti di gestione e non si deve tenere nessun libro o registro (tranne quelli dei dipendenti, se esistenti). Inoltre, non si effettuano le liquidazioni ed i versamenti periodici dell'IVA, nonché l'acconto annuale della stessa imposta, ed il pagamento delle addizionali IRPEF. L'ordinaria tassazione IRPEF del reddito d'impresa (o di lavoro autonomo) è sostituita da una tassazione sostitutiva più favorevole pari al 10% sul reddito d'esercizio.
I vantaggi di questo regime sono:
* Completa omissione della registrazione e tenuta delle scritture contabili;
* Eliminazione di alcune formalità IVA (liquidazioni e versamenti periodici, pagamento dell'acconto annuale), il pagamento dell'iva è annuale;
* Esonero dalla tassazione delle addizionali IRPEF (regionali e comunali);
* Tassazione sostitutiva dell'IRPEF con aliquota agevolata;
* Possibilità di utilizzare un software gratuito per l'utilizzo di questo regime, messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate.
Gli svantaggi sono:
* Inesistenza di fatto (tranne la documentazione conservata) di elementi informativi per il controllo di gestione;
* Applicazione del regime sostitutivo di tassazione solo al reddito dell'attività, per il quale è stato richiesto, e non agli altri eventuali redditi soggetti ad IRPEF;
* Impossibilità di considerare le detrazioni e deduzioni IRPEF.